中小企業がペーパーレス化に取り組むべき理由と具体的事例集

近年、働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の流れの中で、「ペーパーレス化」への注目が高まっています。特に、リソースが限られる中小企業にとって、ペーパーレス化はコスト削減や業務効率化を実現するための重要な施策となり得ます。

本記事では、中小企業がペーパーレス化に取り組むべき理由、具体的なメリット・デメリット、進め方、役立つツール、そして成功事例まで、網羅的に解説します。

ペーパーレス化の現状と必要性を解説
ペーパーレス化とは？用語と目的の理解
1. 中小企業の現状とペーパーレス化の必要性
2. 働き方改革・DXとペーパーレス化の関連性
ペーパーレス化のメリットと効果
ペーパーレス化のデメリット・リスクと対策
ペーパーレス化を図る取り組み・進め方
ペーパーレス化の導入・実現の方法
ペーパーレス化を成功させるツール・システム
ペーパーレス化推進を支えるソリューション
ペーパーレス化の成功事例・具体的事例集
ペーパーレス化導入コスト・費用と削減効果

ペーパーレス化の現状と必要性を解説

まず、ペーパーレス化の基本的な理解と、なぜ今、中小企業にとってその必要性が高まっているのかを見ていきましょう。

ペーパーレス化とは？用語と目的の理解

ペーパーレス化とは、その名の通り、これまで紙媒体で扱っていた書類や文書、資料などを電子化し、データとして管理・活用することを指します。単に紙をなくすことだけが目的ではなく、業務プロセスの見直しを通じて、効率化や生産性の向上、コスト削減などを実現することが本来の狙いです。紙の帳票や契約書、会議資料などをデジタルデータに移行することで、保管スペースの削減や情報共有の迅速化が期待できます。

中小企業の現状とペーパーレス化の必要性

多くの中小企業では、依然として紙ベースの業務が主流です。請求書や契約書の作成・郵送・保管、会議のたびに発生する大量の資料印刷、稟議書の回覧と押印など、紙に依存する作業は少なくありません。

しかし、こうした紙中心の業務には、以下のような課題が存在します。

コスト: 紙代、印刷費（インク、トナー、複合機リース料）、保管のためのキャビネットや倉庫の費用、廃棄コストなど、年間で見ると膨大なコストが発生しています。
スペース: 書類の保管場所がオフィスの物理的スペースを圧迫します。
効率: 書類の検索に時間と手間がかかる、承認プロセスが滞る、複数の部署間での情報共有が難しい、紛失・劣化のリスクがある、といった問題があります。
働き方: テレワークやリモートワークといった柔軟な働き方への対応が難しくなります。出社しなければ書類を確認・承認できない状況は、業務効率を低下させる要因となります。

これらの課題を解決し、企業の競争力を強化するうえで、ペーパーレス化の必要性はますます高まっています。

働き方改革・DXとペーパーレス化の関連性

ペーパーレス化は、働き方改革やDXを推進する上で不可欠な取り組みの一つです。

働き方改革: ペーパーレス化により、場所を選ばずに業務ができる環境が整い、テレワークやリモートワークが実現しやすくなります。また、承認フローの電子化（ワークフローシステム）により意思決定のスピードが向上し、時間や場所の制限を受けない柔軟な働き方を促進します。
DX: 書類を電子データ化することは、データ活用の第一歩です。蓄積されたデータを分析し、経営判断や業務改善に活かすことがDXの目的の一つであり、ペーパーレス化はその基盤となります。紙媒体のままではデータの抽出や分析が困難ですが、電子化されていればシステムとの連携も容易になります。

このように、ペーパーレス化は単なる「紙の削減」に留まらず、企業全体の働き方やビジネスプロセスを変革するDXの推進に深く関係しています。

ペーパーレス化のメリットと効果

ペーパーレス化を導入することによって、企業は具体的にどのようなメリットや効果を得られるのでしょうか。

コスト削減・スペース削減・印刷費削減の効果

最も分かりやすいメリットはコスト削減です。

紙代・印刷費: コピー用紙、インク、トナーなどの消耗品費や、プリンター・複合機のリース・メンテナンス費用を大幅に削減できます。
郵送費: 請求書や契約書などを電子メールや電子契約システムで送付すれば、郵送費や封筒代も不要になります。
保管コスト: 書類を保管するためのキャビネットやファイル、倉庫などの物理的スペースが不要になり、オフィススペースを有効活用できます。過去の膨大な書類の保管にかかる労力や費用も軽減されます。
廃棄コスト: 不要になった紙文書の廃棄にかかる手間や費用も削減されます。

これらのコスト削減効果は、年間を通して見ると大きな節約につながります。

業務効率化・生産性向上によるビジネス強化

ペーパーレス化は業務効率を大幅に向上させ、生産性を高めます。

検索性の向上: 電子データであれば、ファイル名や文書内の文字で簡単に検索できます。必要な情報に素早くアクセスできるため、書類探しに費やしていた時間を削減できます。
情報共有の迅速化: データはクラウド上などで一元管理され、複数の社員が同時にアクセスし、共有できます。部署間や社外（取引先など）との情報共有もスムーズになります。
承認プロセスの迅速化: ワークフローシステムを導入すれば、申請から承認・決裁までのプロセスがオンラインで完結し、スピードが格段に向上します。担当者の不在時でも業務が滞りません。
作業ミスの削減: 手作業による転記ミスや集計ミスなどを防止し、業務の正確性が向上します。自動化できる作業も増え、担当者はより付加価値の高い業務に集中できます。

これらの効率化により、企業全体の生産性が向上し、ビジネスの強化につながります。

環境保護・企業イメージ向上への貢献

ペーパーレス化は、環境問題への貢献という側面も持っています。

環境保護: 紙の消費量を削減することは、森林資源の保護やCO2排出量の削減につながります。SDGs（持続可能な開発目標）への取り組みとしても重要視されています。
企業イメージ向上: 環境問題に積極的に取り組む企業として、社会的な評価や企業イメージの向上が期待できます。取引先や顧客、社員からの信頼獲得にもつながります。

環境への配慮は、現代企業にとって重要な経営課題の一つであり、ペーパーレス化はその有効な手段となります。

ペーパーレス化のデメリット・リスクと対策

多くのメリットがある一方、ペーパーレス化にはいくつかのデメリットやリスクも存在します。これらを事前に認識し、適切な対策を講じることが成功の鍵です。

ペーパーレス化の主なデメリット

導入コスト: システムやツールの導入、スキャン機器の購入、既存の紙文書の電子化（スキャン代行など）に初期費用がかかります。
システム障害・故障: サーバーダウンやシステム障害、端末の故障などが発生すると、業務が停止してしまう可能性があります。データ消失のリスクも伴います。
視認性の問題: パソコンやタブレットの画面では、一覧性が紙媒体に劣る場合があります。複数の文書を同時に比較検討したい場合などに不便を感じるケースがあります。
メモ書きの制限: 紙のように気軽にメモを書き込むことが難しい場合があります。（ただし、タブレットやPDF編集ツールで対応可能な場合も多い）

情報漏えい・セキュリティのリスク対策

電子データは、情報漏洩や改ざん、サイバー攻撃などのセキュリティリスクに常にさらされています。対策として以下が挙げられます。

アクセス権限の設定: ファイルやフォルダごとに適切なアクセス権限を設定し、閲覧・編集できる社員を限定します。
セキュリティ対策ツールの導入: ウイルス対策ソフト、ファイアウォールなどのセキュリティシステムを導入し、常に最新の状態に保ちます。
データの暗号化: 機密性の高いデータは暗号化して保管・送受信します。
バックアップ体制の構築: 定期的にデータのバックアップを取り、万が一のデータ消失に備えます。クラウドストレージなどを活用するのも有効です。
情報セキュリティ教育: 従業員に対するセキュリティ意識向上のための教育を定期的に実施します。

情報セキュリティの強化は、ペーパーレス化推進において最も重要な課題の一つです。

従業員の不安・社内浸透への対策と解決策

新しいシステムや業務フローへの変化に対して、従業員が不安や抵抗を感じることは少なくありません。特にITリテラシーに差がある場合、操作に戸惑う社員も出てきます。

丁寧な説明と目的共有: なぜペーパーレス化を行うのか、その目的とメリットを全社に丁寧に説明し、理解と協力を求めます。
段階的な導入: 一気にすべての業務を電子化するのではなく、特定の部署や業務から段階的に導入し、社員が変化に慣れる期間を設けます。
研修・マニュアル整備: ツールの操作方法に関する研修を実施したり、分かりやすいマニュアルを準備したりして、従業員の不安を軽減します。
相談窓口の設置: 不明点やトラブルがあった際に気軽に相談できる担当者や窓口を設けます。
成功体験の共有: 部分的にでも効果が出た事例を社内で共有し、モチベーションを維持します。

社内への浸透には時間がかかることを認識し、焦らず着実に進め方を検討することが大切です。

ペーパーレス化を図る取り組み・進め方

実際にペーパーレス化を推進するには、どのような進め方があるのでしょうか。

全社・部門別で推進する方法・段階的な進め方

推進方法には、大きく分けて「全社一斉導入」と「部門別・段階的導入」があります。

全社一斉導入: トップダウンで全社的にペーパーレス化を推進する方法。導入スピードは速いですが、現場の混乱や反発を招く可能性もあります。十分な準備と体制構築が必要です。
部門別・段階的導入: 特定の部署（例：経理部、総務部）や特定の業務（例：経費精算、稟議申請）からスモールスタートする方法。効果を検証しながら徐々に対象を拡大できるため、リスクを低減し、社員の理解を得やすいメリットがあります。中小企業にはこちらの進め方が現実的なケースが多いでしょう。

まずは部分的な導入から始め、成功体験を積み重ねながら全社展開を目指すのが着実な方法と言えます。

ペーパーレス化の対象業務・経理業務・会議

ペーパーレス化の対象となる業務は多岐にわたります。

経理業務: 請求書、領収書、見積書、注文書などの帳票類は、電子帳簿保存法への対応も考慮し、電子化を進めやすい分野です。経費精算システムや会計ソフトとの連携により、大幅な効率化が可能です。
会議: 事前配布の資料や議事録を電子化し、パソコンやタブレットで共有します。印刷や配布の手間が省け、資料の修正や共有も容易になります。Web会議システムとの親和性も高いです。
申請・承認業務: 稟議書、各種申請書などをワークフローシステムで電子化します。承認ルートの可視化やスピードアップに繋がります。
契約業務: 契約書を電子契約システムで締結・管理します。印紙代の削減や郵送の手間削減、コンプライアンス強化に効果があります。
資料保管: 社内規程、マニュアル、過去の文書などを電子化し、ファイルサーバーやクラウドストレージで管理します。検索性が向上し、情報共有が円滑になります。

自社の課題や導入効果の大きさなどを考慮し、優先順位をつけて対象業務を選定することが重要です。

社内理解促進・成功へ導くポイント

ペーパーレス化を成功させるためには、ツールの導入だけでなく、社内の理解と協力が不可欠です。

経営層のコミットメント: 経営層がペーパーレス化の必要性を理解し、推進への強い意志を示すことが重要です。
目的・メリットの明確化: なぜペーパーレス化を行うのか、それによってどのような効果が期待できるのかを具体的に社員に伝え、共感を得ます。
推進体制の構築: 担当者や推進チームを明確にし、責任を持って取り組みを進める体制を整えます。
現場の声の反映: 現場の意見を聞き、課題や不安を把握したうえで計画に反映させます。一方的な押し付けにならないよう注意が必要です。
ルールの明確化: 電子データのファイル命名規則、保管場所、アクセス権限などのルールを明確に定め、全社で徹底します。
継続的な改善: 導入後も効果測定を行い、課題があれば改善を続けます。

社員全員が「自分たちの業務をより良くするための取り組み」として認識し、主体的に関わることが成功へのヒントとなります。

ペーパーレス化の導入・実現の方法

ペーパーレス化を具体的に導入し、実現するためには、どのようなステップを踏めばよいのでしょうか。

ペーパーレス化の運用・管理方法の徹底

システムやツールを導入するだけでなく、その運用・管理方法を明確に定め、社内で徹底することが重要です。

ファイル命名規則: 誰が見ても内容を把握できるよう、日付、取引先名、書類の種類などを盛り込んだ命名規則を定めます。
フォルダ構成: 分かりやすく整理されたフォルダ構成を設計し、データの保管場所を統一します。
アクセス権限管理: 部署や役職に応じて、ファイルやフォルダへのアクセス権限を適切に設定し、情報セキュリティを確保します。
保存期間の設定: 法定保存期間などを考慮し、文書の種類ごとに保存期間を設定し、不要になったデータは適切に廃棄するルールを定めます。
運用マニュアルの作成: 運用ルールやツールの操作方法などをまとめたマニュアルを作成し、社員がいつでも参照できるようにします。

これらのルールを定め、継続的に運用していくことで、電子化された情報を効果的に活用できる仕組みが整います。

対象書類・文書・資料の選定と電子化段階

まず、ペーパーレス化の対象とする書類・文書・資料を選定します。すべての紙をなくすのではなく、費用対効果や業務への影響を考慮して優先順位をつけます。

電子化の段階としては、以下の方法があります。

スキャンによる電子化: 既存の紙文書をスキャナや複合機でスキャンし、PDFなどの電子データとして保存します。OCR（光学的文字認識）機能を使えば、文書内の文字検索も可能になります。大量の書類がある場合は、スキャン代行サービスを利用するのも一案です。
最初から電子データで作成: 今後作成する書類は、WordやExcel、各種業務システムなどを活用し、最初から電子データとして作成します。紙への出力は極力避けるようにします。
システム連携による電子化: 会計ソフトやワークフローシステムなど、システム上でデータが完結するように業務プロセスを構築します。これにより、紙媒体を介さずに業務を処理できます。

対象とする書類の性質（法的な要件の有無、参照頻度など）に応じて、適切な電子化方法を検討します。

ペーパーレス化に必要な準備・社内体制の構築

ペーパーレス化をスムーズに導入するためには、事前の準備と社内体制の構築が欠かせません。

現状分析と課題特定: まず、自社の現状を把握し、どの業務でどれくらいの紙が使われているのか、どのような課題があるのかを分析します。
目標設定: ペーパーレス化によって何を実現したいのか、具体的な目標（例：印刷コストを〇%削減、承認時間を〇時間短縮）を設定します。
ツール・システムの選定: 目的や課題、予算に合わせて、最適なツールやシステムを選定します。無料トライアルなどを活用して機能や操作性を確認しましょう。
推進体制の構築: 経営層を含む推進チームを発足させ、役割分担を明確にします。各部署との連携役も必要です。
従業員への説明と教育: 導入の目的や計画、メリットなどを丁寧に説明し、必要な操作研修などを実施します。
ネットワーク環境の整備: クラウドシステムなどを活用する場合、安定したネットワーク環境が必要です。Wi-Fi環境の強化やセキュリティ対策も検討します。
関連機器の準備: スキャナ、タブレット、デュアルディスプレイなど、必要に応じて機器を準備します。

これらの準備を計画的に進めることが、導入後の混乱を避け、円滑な移行を実現する鍵となります。

ペーパーレス化を成功させるツール・システム

ペーパーレス化を効率的に推進し、効果を最大化するためには、適切なツールやシステムの活用が不可欠です。

グループウェア・クラウド管理の活用法

グループウェアやクラウドストレージは、比較的手軽に導入でき、ペーパーレス化の第一歩として有効なツールです。

情報共有の効率化: 回覧板や紙のメモではなく、グループウェアの掲示板やチャット機能で情報共有を行うことで、迅速かつ確実に情報を伝えられます。資料なども電子ファイルで簡単に共有できます。
スケジュール管理: 紙の手帳やホワイトボードではなく、グループウェア上でスケジュールを管理・共有することで、会議設定などがスムーズになります。
資料の一元管理: クラウドストレージに文書や資料を保管することで、社員はいつでもどこからでも最新の情報にアクセスできます。バージョン管理も容易になり、「どのファイルが最新か分からない」といった問題を防げます。
共同編集: 複数の社員が同時に一つのファイルを編集できるため、資料作成などの作業効率が向上します。

これらのツールを活用することで、社内コミュニケーションが円滑になり、ペーパーレスな働き方の基盤を築くことができます。

電子保存・電子帳簿保存法対応のポイント

国税関係帳簿書類（請求書、領収書、契約書、帳簿など）を電子データで保存する場合、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。2022年の改正により、電子取引で受領したデータ（メール添付のPDF請求書など）は、電子データのまま保存することが義務化されました（※宥恕措置あり）。

対応のポイントは以下の通りです。

真実性の確保: データが改ざんされていないことを証明するための措置（タイムスタンプの付与、訂正・削除履歴が残るシステムの利用、改ざん防止のための事務処理規程の策定など）が必要です。
可視性の確保: 保存場所に、電子計算機（PCなど）、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく必要があります。また、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる機能を確保することも要件となっています。
対象システムの選定: 電子帳簿保存法に対応した会計ソフト、文書管理システム、電子契約サービスなどを選定・導入することが、要件を満たすための確実な方法の一つです。JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けている製品を選ぶのも良いでしょう。

電子帳簿保存法への対応は複雑な面もあるため、専門家に相談したり、国税庁の情報を確認したりしながら、適切な準備を進めることが重要です。

ペーパーレス化推進を支えるソリューション

基本的なツールの導入に加え、より高度なソリューションを活用することで、ペーパーレス化をさらに加速させ、業務全体の変革を促すことができます。

業務プロセス自動化・ワークフローシステム

ワークフローシステムは、申請・承認プロセスの電子化に不可欠なソリューションです。

業務プロセスの可視化: 誰が何を承認するのかという業務の流れ（フロー）が明確になります。
スピード向上: 紙の回覧に比べ、承認までの時間が大幅に短縮されます。担当者が不在でもオンラインで承認を進められます。
内部統制強化: 承認ルートがシステムで管理されるため、不正な承認や改ざんを防止できます。ログも記録されるため、トレーサビリティが確保されます。
自動化: システムによっては、承認後のデータを他のシステム（会計ソフトなど）に自動連携させることも可能で、手作業による転記作業を削減できます。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）と組み合わせることで、定型的なデータ入力作業などをさらに自動化することも可能です。

契約・帳票の電子化と電子契約対応

契約書や請求書などの帳票類の電子化は、コスト削減と効率化に大きく貢献します。

電子契約: 電子サインやタイムスタンプを活用し、オンラインで契約を締結する仕組みです。印紙税が不要になる、郵送の手間とコストが削減される、契約書の保管・管理が容易になる、といったメリットがあります。取引先の理解と協力も必要になりますが、近年普及が進んでいます。
帳票の電子発行: 請求書や見積書などを電子データ（PDFなど）で作成し、メールなどで送付します。印刷・封入・郵送の手間とコストを削減できます。電子帳簿保存法への対応も必要です。
帳票の電子受領: 取引先から電子データで受領した請求書などを、そのまま電子保存します（電子帳簿保存法の義務）。会計ソフトなどと連携すれば、仕訳入力の自動化も可能です。

これらの電子化は、経理部門の業務負担を大幅に軽減します。

FAX・ファクスの代行・ペーパーレス化の実現

企業間のやり取りで、依然としてFAX（ファクス）が使われているケースも少なくありません。しかし、FAXも紙の出力や保管が発生するため、ペーパーレス化の妨げになることがあります。

インターネットFAX: 受信したFAXをPDFなどの電子データに変換し、メールで受信したり、クラウド上で管理したりできるサービスです。送信もパソコンから直接行えます。これにより、複合機での紙出力が不要になり、データとして管理できます。
FAX受信代行サービス: 専門業者がFAXを受信し、スキャンして電子データ化してくれるサービスもあります。自社でFAX機を持つ必要がなくなります。

FAX業務を電子化するソリューションを導入することで、オフィスからFAX機をなくし、完全なペーパーレス化に近づけることができます。

ペーパーレス化の成功事例・具体的事例集

ここでは、実際にペーパーレス化に取り組み、成功を収めた企業の具体的事例をいくつかご紹介します。自社の取り組みのヒントとしてご覧ください。

中小企業の成功事例とヒント

事例A（製造業）: 経理部門の請求書処理に課題を抱えていました。会計ソフトと連携可能な文書管理システムを導入し、請求書の受領から承認、保管までを電子化。月間の作業時間を大幅に削減し、電子帳簿保存法にもスムーズに対応できました。
ヒント: 特定の課題が明確な業務から部分的に始めることで効果を実感しやすい。
事例B（ITサービス業）: 社員の多くがリモートワークになったことを機に、契約業務の電子化を決断。電子契約サービスを導入し、契約締結のスピードが向上。印紙代や郵送費も削減できました。取引先への丁寧な説明が導入のポイントでした。
ヒント: 働き方の変化をきっかけに導入を検討するのも有効。
事例C（建設業）: 現場事務所と本社間の書類のやり取りに時間がかかっていました。クラウドストレージを導入し、図面や報告書などの資料を共有。情報共有が迅速になり、印刷コストも削減。スマートフォンやタブレットの活用も進みました。
ヒント: 情報共有の効率化は、現場の生産性向上に直結する。

経理業務・社内全体のペーパーレス化事例

事例D（卸売業）: 経理部門で請求書や領収書の電子保存を徹底。電子帳簿保存法対応のシステムを導入し、検索性が向上しました。さらに、ワークフローシステムで経費精算や稟議も電子化し、社内全体の承認プロセスを効率化。紙の保管スペースも大幅に削減できました。
ヒント: 経理部門の電子化は全社的な効率化の起爆剤となり得る。
事例E（サービス業）: 全社的にペーパーレスを推進。グループウェアを活用して情報共有やスケジュール管理を電子化し、会議資料も原則データ配布に。保管文書も段階的にスキャンして電子化を進め、オフィス環境を改善しました。社員への研修や目的共有を丁寧に行ったことが成功の要因です。
ヒント: トップのコミットメントと継続的な社内浸透への取り組みが重要。

教育現場（学校）・他企業での活用事例

ペーパーレス化は企業だけでなく、様々な組織で進められています。

教育現場（学校）: 教材や配布資料の電子化、タブレット端末の導入が進んでいます。成績管理や保護者への連絡などもシステム化され、教員の業務負担軽減に繋がっています。
医療機関: 電子カルテの導入により、情報の共有や管理が効率化されています。紙カルテの保管スペースも不要になります。
自治体: 各種申請手続きのオンライン化や、内部文書の電子化などが推進されています。住民サービスの向上と業務効率化を目指しています。

これらの事例からも分かるように、ペーパーレス化は多様なシーンで活用され、それぞれの組織の課題解決に貢献しています。

ペーパーレス化導入コスト・費用と削減効果

ペーパーレス化の導入にはコストがかかりますが、長期的に見ればそれを上回る削減効果が期待できます。

導入コストの内訳と費用対効果

導入コストの主な内訳は以下の通りです。

ツール・システム導入費: 文書管理システム、ワークフローシステム、電子契約サービスなどのライセンス料や初期設定費用。クラウド型かオンプレミス型か、機能、利用者数などによって費用は変動します。無料プランや低価格プランから始められるサービスもあります。
機器購入費: スキャナ、タブレット、PC、サーバーなど、必要に応じて発生します。
既存書類の電子化費用: 過去の紙文書をスキャンして電子化する場合の作業費用。自社で行う場合は人件費、外注する場合はスキャン代行サービスの費用がかかります。
教育・研修費用: 社員向けの操作研修などを実施する場合の費用。
運用保守費用: システムの保守費用や、クラウドサービスの月額・年額利用料など。

これらの導入コストに対して、後述するようなコスト削減効果や、業務効率化による人件費削減（時間創出）効果を比較し、費用対効果を検討することが重要です。導入前にシミュレーションを行い、投資対効果を把握しておきましょう。

紙代・印刷費・保管コストの削減効果

ペーパーレス化によって直接的に削減できるコストです。

紙代: コピー用紙の購入費が不要になります。
印刷費: インク・トナー代、プリンター・複合機のリース料、メンテナンス費用が削減されます。
郵送費: 請求書や契約書などを電子送付することで、切手代、封筒代、郵送作業にかかる人件費が削減されます。
保管コスト: キャビネットやファイルの購入費、外部倉庫の賃料などが不要になります。オフィススペースの有効活用にも繋がります。
廃棄コスト: シュレッダー費用や機密文書の廃棄依頼費用が削減されます。
印紙代: 電子契約を導入すれば、契約書に貼付していた収入印紙が不要になります。

これらのコストは、毎月、年間と積み重なると大きな金額になります。自社の現状の使用量や費用を把握し、どれくらいの削減効果が見込めるか試算してみましょう。

補助金・助成金の活用と資金計画

ペーパーレス化を含むITツールの導入やDXの推進に対して、国や地方自治体が補助金や助成金の制度を設けている場合があります。

IT導入補助金: 中小企業・小規模事業者等がITツール（ソフトウェア、サービス等）を導入する経費の一部を補助する制度。文書管理システムやワークフローシステムなども対象となる可能性があります。
働き方改革推進支援助成金: 生産性を向上させ、時間外労働の削減等に取り組む中小企業事業主を支援する助成金。テレワーク導入支援などが含まれ、ペーパーレス化に繋がる取り組みも関連する場合があります。
地方自治体の補助金: 各都道府県や市区町村が独自に設けているDX推進やIT導入に関する補助金制度もあります。

これらの補助金・助成金を活用することで、導入コストの負担を軽減できます。公募時期や要件は変動するため、最新の情報をこまめにチェックし、活用を検討しましょう。

導入にあたっては、これらの補助金も視野に入れ、無理のない資金計画を立てることが重要です。