近年、多くの企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）を進める中で、属人化の問題が浮き彫りになっています。この記事では、属人化のリスクや原因を整理し、DXを活用して属人化を解消する方法について解説します。

属人化とは何か？

属人化の定義

属人化とは、特定の社員にしか対応できない業務が発生し、業務の効率化や標準化が進まない状態を指します。 例えば、特定の社員しか扱えないシステムや、特定の社員しか理解していない業務プロセスなどが存在する場合、属人化が進んでいると言えます。

属人化のリスク

属人化が進むと、業務の停滞や効率低下、品質のばらつきなどさまざまなリスクが発生します。 例えば、担当者が不在になった場合、業務が滞ってしまう可能性があります。 また、担当者によって処理結果が異なったり、品質が安定しなかったりすることも考えられます。 さらに、属人化は組織全体の競争力低下にもつながる可能性があります。

属人化の原因

多忙やナレッジの不足、レガシーシステムの影響など、属人化の原因は多岐にわたります。 例えば、社員が忙しすぎて、業務の標準化や情報共有を行う時間がない場合、属人化が進みやすくなります。 また、業務に関する知識やノウハウが共有されていない場合も、属人化の原因となります。 さらに、古いシステムや運用方法がそのまま残っている場合も、属人化を助長する可能性があります。

属人化が起こる原因

ナレッジの共有不足

多忙により社員間での情報共有が不足し、個々のノウハウが蓄積されません。 例えば、担当者が独自のやり方で業務を行っている場合、そのやり方が他の社員に伝わらないため、属人化が進みます。 また、情報共有の文化が根付いていない場合も、ナレッジの共有不足につながります。

専門性の高さ

業務の専門性が高いほど、特定の社員に依存しやすくなります。 例えば、高度な専門知識や技術を必要とする業務は、特定の社員しか対応できない場合があります。 このような場合、担当者が不在になった場合、業務が滞ってしまう可能性があります。

情報共有の仕組み不足

情報共有を推進する仕組みが整っていない場合、属人化が進行しやすいです。 例えば、情報共有ツールが導入されていない場合、社員は各自で情報を管理することになり、属人化が進みます。 また、情報共有のルールやマニュアルが整備されていない場合も、情報共有がスムーズに行われず、属人化を助長する可能性があります。

属人化がもたらすメリットとデメリット

属人化のデメリット

業務効率の低下や品質のばらつきなど、属人化には多くのデメリットがあります。 例えば、属人化が進んでいると、担当者が不在になった場合、業務が滞ってしまう可能性があります。 また、担当者によって処理結果が異なったり、品質が安定しなかったりすることも考えられます。 さらに、属人化は組織全体の競争力低下にもつながる可能性があります。

属人化のメリット

一部の専門家に依存することで、専門性の高い業務を効率よく処理できる場合もあります。 例えば、特定の社員が高度な専門知識や技術を持っている場合、その社員に業務を集中させることで、効率的に業務を進めることができます。 しかし、属人化はあくまでも一時的な対策であり、長期的な視点で見ると、デメリットの方が大きいと言えるでしょう。

望ましくない属人化を解消する方法

属人化を解消するためには、ナレッジの共有や業務の標準化が必要です。 例えば、業務に関する知識やノウハウを共有することで、特定の社員に依存しない状態を作ることができます。 また、業務プロセスを標準化することで、誰でも同じように業務を行えるようにすることができます。

属人化解消の実践方法

業務の棚卸しを行う

まずは現状の業務を棚卸しし、属人化の原因や問題点を洗い出します。 例えば、どの業務が属人化しているのか、属人化の原因は何なのか、属人化によってどのような問題が発生しているのかなどを分析します。

業務の標準化を進める

標準作業手順書（SOP）やマニュアルを作成し、情報を一元管理します。 例えば、業務プロセスを標準化し、誰でも同じように業務を行えるようにします。 また、マニュアルを作成することで、誰でも業務内容を理解できるようになります。

業務の自動化を検討する

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）などを活用し、業務の自動化を推進します。 例えば、単純作業や反復作業を自動化することで、属人化を解消することができます。 また、自動化によって業務効率が向上し、社員はより高度な業務に集中できるようになります。

まとめ

属人化の解消はDXを推進する上で不可欠です。 本記事で紹介した方法を実践し、業務の効率化と品質向上を図りましょう。 属人化を解消することで、組織全体の競争力を強化し、より良い未来に向けて進んでいくことができます。

DXと属人化の関係

DXとは、デジタルテクノロジーを活用して、ビジネスモデルや業務プロセス、組織文化などを変革し、顧客体験や従業員体験、社会への影響を向上させる取り組みです。 DXは、企業が競争力を強化し、持続的な成長を実現するために不可欠な取り組みとなっています。

DXによって属人化を解消することができるのは、なぜでしょうか？

DXによって、業務プロセスやシステムをデジタル化することで、属人化の原因となる要因を解消することが可能です。 例えば、業務プロセスを可視化し、標準化することで、誰でも理解し、実行できるようになります。 また、RPAなどのツールを活用することで、単純作業を自動化し、属人化に頼る必要性を減らすことができます。

DXによる属人化解消の事例

ある製造業の企業では、従来、製品の品質管理は、経験豊富なベテラン社員に頼っていました。 しかし、ベテラン社員の退職が相次ぎ、品質管理の属人化が深刻化しました。 そこで、同社はDXを導入し、AIを用いた品質検査システムを導入しました。 その結果、ベテラン社員に頼らずとも、誰でも同じ基準で品質検査を行うことができるようになり、属人化が解消されました。 さらに、AIによる検査の自動化によって、品質管理の効率性も向上しました。

DXによって属人化を解消するための実践ガイド

DXによって属人化を解消するための具体的な方法について、さらに詳しく解説していきます。

業務の可視化と標準化

属人化を解消するためには、まず、現状の業務プロセスを可視化し、標準化することが重要です。 業務プロセスを可視化することで、どの業務が属人化しているのか、属人化の原因は何なのかを明確にすることができます。 また、業務プロセスを標準化することで、誰でも同じように業務を行えるようにすることができます。

業務プロセスを可視化するためのツール

業務プロセスを可視化するためのツールには、以下のようなものがあります。

• – BPM (Business Process Management) ツール
• – ワークフロー管理ツール
• – プロセスマイニングツール

これらのツールを活用することで、業務プロセスを可視化し、属人化の原因を特定することができます。

業務を標準化する際に注意すべき点

業務を標準化する際には、以下の点に注意する必要があります。

• – 標準化によって業務効率が向上するのか、しっかりと検証する。
• – 標準化によって社員の負担が増加しないよう、工夫する。
• – 標準化はあくまでも一つの手段であり、状況に応じて柔軟に対応する。

ナレッジの共有と活用

属人化を解消するためには、ナレッジの共有と活用が不可欠です。 ナレッジ共有によって、特定の社員に依存せずに、誰でも業務を遂行できるようになります。

ナレッジ共有の手段

ナレッジ共有の手段には、以下のようなものがあります。

• – 社内Wiki
• – ナレッジ管理システム
• – オンラインコミュニティ
• – メンター制度

ナレッジ共有を促進するためのポイント

ナレッジ共有を促進するためには、以下のポイントを押さえる必要があります。

• – 共有しやすい環境を作る。
• – 共有されたナレッジを積極的に活用する。
• – ナレッジ共有の成果を可視化する。

業務の自動化

業務の自動化は、属人化を解消するための有効な手段です。 RPAなどのツールを活用することで、単純作業や反復作業を自動化し、属人化に頼る必要性を減らすことができます。

RPA導入のメリット

RPA導入によって、以下のようなメリットが期待できます。

• – 業務効率の向上
• – 人為的ミスの削減
• – コスト削減
• – 属人化の解消

RPA導入の注意点

RPA導入には、以下のような注意点があります。

• – 導入コスト
• – 導入後の運用管理
• – セキュリティ対策

組織文化の改革

属人化を解消するためには、組織文化の改革も必要です。 社員が積極的に情報共有を行い、互いに協力し合えるような文化を醸成することが重要です。

組織文化改革のポイント

組織文化改革には、以下のポイントが重要です。

• – コミュニケーションを促進する。
• – チームワークを重視する。
• – 失敗から学ぶ文化を育む。

人材育成

属人化を解消するためには、社員のスキルアップも必要です。 社員が専門知識やスキルを習得することで、特定の社員に依存せずに、誰でも業務を遂行できるようになります。

人材育成のポイント

人材育成には、以下のポイントが重要です。

• – 社員のキャリアパスを明確にする。
• – 必要なスキルを身につけるための研修プログラムを提供する。
• – 社員の能力を評価し、適切な役割を付与する。

DX推進体制の構築

DXを推進するためには、組織全体でDXへの取り組みを推進する体制を構築することが重要です。 DX推進体制には、以下のような役割の人材が必要になります。

• – DX戦略策定担当者
• – DX推進担当者
• – DX技術担当者

DX推進体制を構築するためのポイント

DX推進体制を構築するためには、以下のポイントが重要です。

• – トップマネジメントのコミットメント
• – 全社的なDXへの理解促進
• – 適切な予算と人材の確保

継続的な改善

DXによる属人化解消は、一度の取り組みで完了するものではありません。 継続的に業務プロセスやシステムを見直し、改善していく必要があります。

継続的な改善のポイント

継続的な改善には、以下のポイントが重要です。

• – 定期的なレビュー
• – 社員の意見を積極的に聞き取る
• – 新しい技術やツールの導入を検討する

まとめ

属人化の解消は、DXを推進する上で不可欠です。 本記事で紹介した方法を実践し、業務の効率化と品質向上を図りましょう。 属人化を解消することで、組織全体の競争力を強化し、より良い未来に向けて進んでいくことができます。

DXによって属人化を解消することは、企業にとって大きなメリットをもたらします。 しかし、DXは単なる技術導入ではなく、組織文化や人材育成など、様々な側面からの取り組みが必要です。 本記事を参考に、自社にとって最適なDX戦略を策定し、属人化の解消を目指しましょう。